Kommunikationen i ett projekt är det som avgör om du som kund känner trygghet eller oro under genomförandet. En samlad genomgång av hela Roslagsmodellen hittar du på vår metodsida.

Brister i kommunikationen är den vanligaste orsaken till att kunder är missnöjda med ett bygge eller en renovering, även i projekt som tekniskt levererades korrekt. Det är ett mönster som upprepas med sådan konsekvens att det inte kan förklaras med enstaka misstag. Det förklaras av att kommunikation i byggprojekt historiskt sett inte behandlats som en del av leveransen utan som en sidoaktivitet som genomförs när tid finns. I ett projekt som löper i tre till tolv månader och som pågår i ditt hem är det en prioritering som skapar onödig oro och onödiga konflikter.

Proaktiv kommunikation som princip

Skillnaden mellan proaktiv och reaktiv kommunikation är skillnaden mellan att höra av oss när något hänt och att höra av dig när du undrat vad som händer. Det är en enkel distinktion men en som kräver medveten struktur för att hålla över tid i ett projekt med många parallella aktiviteter.

I varje projekt med Roslags Entreprenad ansvarar din namngivna kontaktperson för att kommunicera proaktivt om projektets status, om kommande steg och om eventuella avvikelser. Det innebär att du hör av oss innan du behöver fråga. Det innebär att vi kommunicerar om avvikelser när vi identifierar dem, inte när de redan påverkat tidplanen. Och det innebär att vi aldrig kommunicerar ändringar i kostnad eller tidplan i efterhand.

Vad du alltid ska veta under ett pågående projekt

Under ett pågående projekt ska du som beställare alltid veta vad som utförts sedan senaste kontakten, vad som är planerat att utföras under kommande period, om det finns avvikelser från plan och hur de hanteras, och om det uppstått eller förväntas uppstå ÄTA-situationer som påverkar kostnad eller tid. Det är information som ska kommuniceras regelbundet och strukturerat, inte på begäran.

Hur ofta kommunikationen sker beror på projektets fas och komplexitet. Under intensiva produktionsfaser är daglig eller varannan dag rimligt. Under perioder med längre leveranstider eller väntan på tillstånd är veckovis tillräckligt. Frekvensen anpassas efter projektets behov, men principen om proaktiv kommunikation gäller alltid.

Skriftlig kommunikation för viktiga beslut

Muntlig kommunikation på plats eller per telefon är effektiv för löpande dialog. Viktiga beslut, ändringar i scope, tillägg till kontraktet och justeringar av tidplanen dokumenteras alltid skriftligen. Det är inte en misstrostroende åtgärd. Det är ett skydd för båda parter som säkerställer att beslut som fattades i ett stressat ögonblick är korrekt uppfattade och godkända av rätt person.

En aktör som hanterar ändringar enbart muntligt är en aktör som öppnar för tvister om vad som faktiskt överenskommits. I ett projekt av en viss storlek är konsekvenserna av sådana tvister oproportionerliga mot kostnaden för att dokumentera besluten löpande.

En kontaktperson med mandat och kunskap

En kontaktperson som kan svara på dina frågor är bara ett värde om den personen faktiskt har kunskapen om vad som händer i projektet och mandatet att fatta beslut eller eskalera dem snabbt. En kontaktperson som hänvisar vidare till projektledaren som hänvisar vidare till underentreprenören är inte en kontaktperson. Det är ett filter som fördröjer information och skapar frustration.

I våra projekt är din kontaktperson den person som koordinerar projektet och som har den information som behövs för att svara på dina frågor direkt. Den personen kan inte alltid ge dig ett omedelbart svar på alla tekniska detaljfrågor, men de kan alltid ta frågan och ge dig ett konkret svar inom rimlig tid, normalt samma dag.

Nästa steg

Vill du ha ett projekt med kommunikation som håller dig informerad utan att du behöver jaga svar?

→ Namngiven kontaktperson med mandat och kunskap om projektet

→ Proaktiva uppdateringar om status, kommande steg och eventuella avvikelser

→ Skriftlig dokumentation av alla viktiga beslut och ändringar

Kontakta oss. Vi berättar exakt hur vi arbetar och vad det innebär för dig.